Bien ranger ses papiers à la maison

Pour bien ranger vos papiers à la maison, il est essentiel de mettre en place un système de classement efficace. Ce système, pour classer les papiers doit être facile à utiliser et à prendre en compte tous les types de documents que vous possédez. Pour créer ce système de classement, suivez ces étapes :

• Identifiez les types de documents que vous avez.
• Créez des dossiers ou des chemises pour chaque catégorie.
• Décidez comment trier vos documents. (par ordre chronologique, alphabétique, etc.)
• Rangez vos documents dans les dossiers ou les chemises en suivant le système de classement que vous avez choisi.
• Jetez ou recyclez les documents qui ne sont plus nécessaires.
• Et consacrez du temps chaque semaine pour mettre à jour votre système de classement. En prenant le temps de mettre en place ce système, vous aurez un classement qui vous convient parfaitement.

Ce dont vous aurez besoin : 

- Équipement / Outils
- Bac de recyclage
- Déchiqueteuse
- Étiqueteuse ou outil d'écriture
- Matériaux
- Chemises à dossier
- Classeur, boîte à dossiers ou autre espace de rangement pour les dossiers
- Boîte ignifuge ou coffre-fort (facultatif)
- Classeur (facultatif)
- Plateau pour boîte de réception (facultatif)

Étapes à suivre :

1- Rassemblez tous vos papiers au même endroit

La première étape du désencombrement rapide du papier consiste à rassembler tous vos documents au même endroit, afin de pouvoir les trier. En plus de classer les papiers au même endroit, comme les tiroirs de votre bureau et les classeurs, passez en revue le reste de votre maison pour vous assurer que vous avez tout pris en compte, même les vieux papiers que vous n'avez jamais traités.
Vérifiez les endroits communs où la paperasse peut s'accumuler, comme le comptoir de la cuisine ou l'intérieur d'un sac de travail. Rassemblez tout cela en un seul endroit où vous avez beaucoup de place pour vous étaler. Le tri des papiers sur le sol ou sur une grande table peut être efficace.

2- Séparer vos papiers en 5 catégories

Il est maintenant temps de trier tous vos papiers. Organisez des années de paperasse en plaçant chaque document dans l'une des cinq catégories suivantes : à garder, archive, ménage, recyclage et déchiquetage. Voici ce qu'il faut mettre dans chaque section :

- ction : Ce sont les papiers sur lesquels vous devez agir et que vous devez ensuite jeter. Ne les confondez pas avec les documents qui vont dans la catégorie ménage. Les documents ménagers sont classés de façon permanente ; les dossiers d'action sont utilisés une fois et ensuite jetés. Par exemple, les invitations, les tickets de parking, les rappels de rendez-vous, les devoirs et les factures.

- Archives : Cette catégorie comprend les documents que vous devez conserver mais que vous n'avez pas besoin de consulter plus d'une ou deux fois par an. Par exemple, les déclarations d'impôts, les dossiers médicaux, les dossiers scolaires, les actes de propriété, les baux, les garanties et les contrats.

- Le ménage : Ce sont les documents que vous utilisez pour faire fonctionner votre maison (et votre vie). Par exemple, les coupons, les recettes, les manuels d'utilisation, les reçus pour les impôts de cette année et les documents pour les voyages à venir.

- Recyclage : Les papiers à recycler sont ceux qui ne rentrent pas dans les autres catégories et qui ne présentent aucun risque pour votre vie privée.

Par exemple, le courrier indésirable, les enveloppes de courrier papier, les journaux, les magazines, les vieux devoirs dont vous n'avez plus besoin et les enveloppes usagées.

- Déchiqueter : Cette catégorie comprend les papiers, comme le courrier papier, qui n'entrent pas dans les trois premières catégories mais contiennent des informations d'identification personnelle, notamment les offres de cartes de crédit, les anciens relevés bancaires et les factures.

3- Jetez les documents dont vous n'avez pas besoin

Maintenant que vous avez réparti vos papiers en cinq catégories, vous pouvez faire de la place en vous débarrassant de ceux dont vous n'avez pas besoin. Commencez par vous débarrasser de la pile de recyclage, car cette opération devrait être facile et impliquer que vous déposiez simplement les documents dans un bac de recyclage. Ensuite, déchiquetez les documents sensibles dont vous vous débarrassez. Si vous n'avez pas de déchiqueteuse, vous pouvez vous débarrasser du papier en vous rendant dans les magasins de photocopies ou de courrier pour le faire déchiqueter en magasin. Lorsque vous aurez terminé, il ne devrait rester devant vous que les papiers que vous devez classer.

4- Organisez le dossier d'archives

Commencez par vous attaquer à la pile de documents à archiver.

Dans cette pile, vous pouvez retrouver des documents essentiels comme votre passeport ou votre carte de sécurité sociale.

L'idéal est donc de mettre ces papiers dans une boîte ignifuge ou un coffre-fort pour les protéger.
Pour une organisation plus efficace, divisez votre pile d'archives en sous-catégories, telles que les documents relatifs aux études, à la voiture, à l'emploi, aux finances, à la santé, à l'assurance, à l'identification personnelle et à l'immobilier. Utilisez un dossier étiqueté pour chacune de vos sous-catégories. Ensuite, placez ces dossiers dans le coffre-fort, la boîte ignifuge ou un autre endroit où vous prévoyez de les conserver.

5- Rangez le dossier du ménage

Il est maintenant temps de s'occuper de votre pile de papiers ménagers. Vous pouvez organiser vos papiers sans armoire de classement en utilisant un classeur, une boîte avec des dossiers, des tiroirs sur votre bureau, ou un autre endroit accessible. De nombreuses personnes préfèrent conserver leurs papiers dans un classeur comportant plusieurs sections et pochettes. Les principaux avantages d'un classeur sont qu'il ne prend pas beaucoup de place et qu'il peut être rangé et déplacé là où vous en avez besoin.
Par exemple, vous pouvez créer un classeur avec des sections pour les coupons, les bons et les cartes-cadeaux, les cartes de récompenses et de fidélité, les reçus que vous consultez toujours et les manuels d'utilisation que vous devez vérifier occasionnellement. Divisez la paperasse en catégories qui correspondent le mieux à votre style de vie.

6- Constituez le dossier d'action

Enfin, vous allez vous occuper de votre catégorie de papiers d'action. Comme ces papiers concernent des éléments qui doivent être traités, il peut être utile de ranger les piles de papiers à l'air libre pour vous en souvenir visuellement, plutôt que de les ranger dans un classeur. Un bac de bureau peut être une bonne option pour ranger les documents d'action, mais vous pouvez aussi simplement mettre les papiers dans un dossier que vous gardez accessible.

Vous pouvez diviser vos documents d'action en catégories, telles que les factures, les lettres nécessitant une réponse, etc. Cependant, il est souvent plus facile de mettre tous ces papiers dans le même dossier et de prendre l'habitude de les classer au moins une fois par semaine. À ce moment-là, vous devez prendre les mesures appropriées pour chaque élément. Ensuite, vous devez recycler ou déchiqueter les éléments dont vous avez fini de vous occuper et mettre tout ce que vous devez conserver dans vos dossiers domestiques ou d'archives. L'objectif est de réduire au maximum votre fichier d'actions.

En conclusion: 

mettre en place un système de classement efficace pour vos papiers est essentiel pour maintenir un environnement de travail organisé et pour retrouver facilement les documents dont vous avez besoin. Pour créer ce système, il est important de trier vos documents en différentes catégories (action, archive, ménage, recyclage, déchiquetage) et de les ranger dans des dossiers ou des chemises appropriées. Vous devriez également prendre le temps de jeter ou de recycler les documents qui ne sont plus nécessaires et de mettre à jour votre système de classement régulièrement. En suivant ces étapes, vous pourrez facilement gérer vos papiers et améliorer votre productivité à la maison.